澳門大學學生會 第 4/2015 號內部規章

活動籌備委員會一般規則

澳門大學學生會
第 4/2015 號內部規章
活動籌備委員會一般規則

目錄

第一章 總則
第二章 組成及權限
第三章 人員
第四章 運作
第五章 其他

常務委員會根據《澳門大學學生會章程》第二十一條第一款賦予的權限,並根據第 3/2015 號內部規章《理事會組織制度》第二十九條第三款的規定,制訂本內部規章。

第一章
總則
第一條
標的

     本內部規章規範活動籌備委員會之權限、組成、人員制度及其運作。

第二條
性質

     活動籌備委員會(簡稱「活委會」)為理事會屬下的臨時性工作委員會,負責組織及籌辦大型及重要活動,並向理事會負責。

第二章
組成及權限
第三條
權限

     活委會具有下列權限:
(一)籌劃、安排及執行大型活動的舉辦;
(二)負責對大型及重要活動的財務運用、人事及行政管理;
(三)負責處理關於大型及重要活動的物資、公關禮儀、宣傳、資訊傳播、文稿發佈、場地及活動設計等管理事宜;
(四)負責相關活動的贊助和與外界人士的聯絡及邀請等事宜;
(五)負責提交工作計劃及總結報告予理事會審議;
(六)負責提交財政預算及財政報告予理事會審議;
(七)履行內部規章、行政守則或理事會決議所賦予之其他權限。

第四條
組成

     一、活委會由主席一人、副主席若干人、秘書若干人、財務若干人和委員若干人且總數為單數的形式組成。
二、活委會成員必須為本會會員。
三、活委會可從本會會員中甄選工作人員若干人協助其工作,工作人員有列席該委員會會議的權利。
四、活委會可設立若干小組以處理該委員會的工作,並設組長一名負責有關工作。
五、活委會的小組及職位的具體設置由其工作規則規範,並將有關規則送交秘書處備案。

第五條
主席之職權

     一、主席為活委會之負責人,負責領導活委會之工作。
二、主席具有下列職權:
(一)領導並統籌活委會的工作;
(二)決定活委會的工作方針、計劃及執行措施;
(三)管理活委會之內部運作;
(四)召集並主持活委會的會議;
(五)簽署活委會權限範圍內的文書;
(六)訂定活委會的工作規則,並送交活委會會議審議;
(七)草擬及審核活委會的工作計劃及報告、財政預算及報告,並送交活委會會議審議;
(八)與財務簽核活委會的支出文件;
(九)決定活委會成員及工作人員的工作安排;
(十)於有需要時對活委會成員轉授其職權;
(十一)履行內部規章、行政守則、理事會決議或理事長所賦予之其他職權。

第六條
副主席之職權

     一、 副主席負責協助主席領導活委會之工作。
二、 副主席具有下列職權:
(一) 協助主席工作及執行其職權;
(二) 在主席的授權下,分管各小組的工作;
(三) 履行內部規章、行政守則、理事會決議或主席所賦予之其他職權。

第七條
秘書之職權

     秘書具有下列職權:
(一) 協助主席及副主席之工作及執行其職權;
(二) 負責撰寫活委會之會議紀錄;
(三) 負責活委會的文書工作;
(四) 負責活委會的聯絡工作;
(五) 履行內部規章、行政守則、理事會決議或主席所賦予之其他職權。

第八條
財務之職權

     財務具有下列職權:
(一)管理活委會的財政資源的收益及支出,執行財政預算,並為確保有關資源正常及合理的運用採取調控措施;
(二)編製活委會的財政報告及預算,並送交主席審核;
(三)登記並進行收支活動,發出收納及支出文件;在發出支出文件時,須連同主席簽核確認;
(四)訂定活委會財政管理的規則,並送交主席審核提案,然後由活委會會議審議;
(五)審批活委會的支出帳單,根據其合理性決定是否作出報銷;
(六)於每季將所有帳單送交財務處進行審核;
(七)向主席提議預付費用的申請,經批准後向本會財務處提出申請;
(八)履行內部規章、行政守則、理事會決議或主席所賦予之其他職權。

第九條
委員之職權

     委員具有下列職權:
(一)處理由主席分派的工作;
(二)為主席、副主席、秘書及財務的工作提供必要的協助;
(三)履行內部規章、行政守則、理事會決議或主席所賦予之其他職權。

第三章
人員
第十條
任期

     活委會之任期由理事會決議成立之日開始,至理事會通過工作總結報告及財政報告之日止。

第十一條
成立及人員委任

     一、活委會由理事會會議決議成立,並由理事會於決議中闡明該活委會的性質、工作任務及要求等事項。
二、活委會主席由理事會在本會會員中甄選提名,由理事長委任。
三、活委會的副主席、秘書、財務及委員由主席提名,並將其名單送交理事會確認後,由理事長委任。
四、活委會得召募工作人員,其方法自行訂定。

第十二條
第一次會議

     一、活委會主席應在被委任後的十五天內召集委員會第一次會議。
二、活委會第一次會議的議程必須包括審議該活動的工作計劃及財政預算。
三、上款所指之工作計劃及財政預算必須在第一次會議之後的二十天內,最遲為該活動舉行之前二十一日,送交理事會審議。
四、活委會應在上款所指之時限內將該活動的工作日程、成員聯絡錄、組織架構圖及職權說明書等文件送交秘書處備案。

第十三條
總結會議

     一、活委會主席應在活動結束後的十天內召集委員會的總結會議。
二、活委會總結會議的議程必須包括:
(一) 審議該活動的工作總結報告;
(二) 審議該活動的財政報告。
三、第二款第(一)項所指之工作總結報告及財政報告必須在總結會議之後的十天內送交理事會審議。

第十四條
職務的開始及終止

     活委會成員自其就任之日起開始擔任職務,任期屆滿、免職、辭職之日起終止職務。

第十五條
出缺

     活委會成員若暫時未能履行職務或出缺時,應由其對應之下級或同級成員臨時代理有關職務,或由其對應之上級成員臨時兼任有關職務;臨時代理或兼任的期限最長至該委員會解散為止。

第十六條
辭職

     一、活委會成員辭職,經理事會確認,方可辭去,並按上條臨時代理有關職務,直至新人選替代止。
二、工作人員的辭職,經活委會確認,方可辭去。

第十七條
免職

     一、活委會成員倘有危害本會利益或觸犯嚴重錯誤時,經理事會四分之三議決通過及本會主席確認後,可免除其職務。
二、活委會工作人員倘有危害本會利益或觸犯嚴重錯誤時,經該委員會三分之二議決通過,可免除其職務。
三、被免職的人員如有不服,可於收到有關通知的七天內向常務委員會提出上訴,期間暫時終止有關免職的效力,但仍保持停職狀態,直至常務委員會作出裁決為止。

第四章
運作
第十八條
召集會議及運作

     一、 活委會會議由主席召集及主持,但第一次會議及總結會議須按第十二條及第十三條的規定為之。
二、 活委會會議需全體成員半數或以上出席方可召開,如出席人數超過半小時仍不足,主席須宣布會議延期舉行,並通知所有成員。
三、 會議具體日期、時間和地點由主席決定,並必須於召開前五天或之前通知所有成員。
四、 有關會議的決議取決於成員的過半數同意。倘票數相同時,主席有決定性的表決權。
五、 任何成員不得委託另一會員代表其本人行使表決權。

第十九條
財政運作原則

     活委會的財政預算應以量入為出為原則,力求收支平衡,避免赤字,而開支應符合該委員會的財政計劃。

第二十條
財政時期

     財政時期與活委會之任期相同。

第二十一條
財政預算

     一、 活委會的財政預算應於預算執行前,送交理事會進行審議。
二、 財政預算須清楚列明各項支出細節。
三、 逾時遞交者,理事會有權不審批活委會的財政預算,且活委會須負責有關後果。

第二十二條
財政報告

     一、 活委會須於任期結束前把該活動的財政報告提交理事會審核。
二、 財政報告內容須清楚列明活委會的所有收入及支出。
三、 逾時遞交者,本會理事會有權不審批活委會的財政報告,且活委會須負責有關後果。

第二十三條
收入來源

     活委會之收入來源為:
(一) 本會資助;
(二) 舉辦各項活動之收益;
(三) 會員、社會人士、團體、公共或私人機構之贊助或撥款,惟必須事前獲得理事會同意;
(四) 其他一切合法收入,惟必須事前獲得理事會同意。

第二十四條
資源運用

     一、活委會可向本會申請資源,理事會於處理申請時,必須考慮其需要及當時資源的分配。
二、活委會可運用本會的佈告板或網頁發佈任何消息,惟必須遵守理事會訂定之行政規則。

第二十五條
工作報告

     一、活委會須定期向理事會報告工作。
二、逾時遞交工作總結報告或工作計劃者,本會理事會有權不審批活委會的工作總結報告或工作計劃,且活委會須負責有關後果。

第五章
其他
第二十六條
與外界團體合辦之活動

     一、本會與外界團體合辦之活動,由有關團體自行協商其組織、職位設置及活動籌辦等事宜,且不受本內部規章規範。
二、若出現上款所指之情況時,有關合辦事宜事先須經理事會通過後方得執行。
三、本會參與合辦活動的成員須將該活動相關之一切文件,尤其包括工作計劃、財政預算、活動企劃書等文件送交理事會備案。
四、本會參與合辦活動的成員須在活動結束後,須將該活動的工作報告、財政報告及本會須負擔之財政支出的報告送交理事會確認。
五、本會得因合理理由而退出合辦活動,但事先須經理事會通過確認。

第二十七條
委員會解散

     一、 活動委員會按下列的條件解散:
(一)任期結束之日自動解散;
(二)理事會四分之三或以上出席會議成員決議通過;
(三)理事會連續兩次不通過活委會之工作計劃或財政預算時,須展開對解散的討論及按照上項的準則進行議決;
(四)在活委會四分之三或以上成員通過後請求解散,並經理事會過半數通過;
(五)活委會倘有危害本會利益或觸犯嚴重錯誤時,經理事會四分之三議決通過和常務委員會確認,可解散該委員會;
(六)倘活委會的全體成員半數或以上離職或出缺時自動解散。
二、發生第一款第(二)至(四)項情況時,須由理事會以通告形式說明解散的原因,並由理事會或活委會負責善後處理,及向會員和涉及活動人員通報善後措施。
三、活委會解散時,須將有關文件、物資及剩餘財政資源歸還理事會處理。
四、如第一款第(五)項及第(六)頂之情況出現時,理事會須負責跟進處理該委員會的工作。

第二十八條
修正案的提出

     一、本內部規章修正案的提出條件如下:
(一)會員大會主席團要求;
(二)理事會要求;
二、本內部規章修正案由上述單位送交常務委員會審議。

第二十九條
緊急情況之豁免

     因緊急情況而成立的委員會,可豁免執行第十八條第三款所指的會議通知期限,惟須將有關情況記錄在案。

第三十條
廢止

     廢止第 4/2005 號內部規章。

第三十一條
生效

     本內部規章於通過翌日起生效。
二零一五年十一月十一日常務委員會通過。